직장인 비즈니스 문서는 끈끈한 인간관계를 구축한다.

직장인 비즈니스 문서는 끈끈한 인간관계를 구축한다.

비즈니스 문서작성 능력을 익히기 위해서는 '글쓰기는 인간관계를 만든다'는 것을 먼저 인식해야 합니다. 그러므로 당연히 관계성을 악화시키는 글을 써서는 안 된다는 것은 다시 말할 필요가 없습니다.

어떻게 말하는가에 따라 관계성을 악화시키는 글을 써서는 안 된다는 것은 누구나 몇 차례 경험한 적이 있을 것입니다. 예를 들어 상대의 기분을 상하게 하는 말을 내뱉은 뒤에는 아무리 그 관계를 회복하려고 노력해도 쉽게 나아질 리가 없습니다.

문장은 형태를 갖춰 서면에 남는 것이기 때문에 말로 하는 것보다 더욱 큰 영향을 줍니다. 처음 작성한 한 문장에 상대방은 당신에 대한 이미지를 결정짓게 됩니다. 그리고 그 이미지가 향후 업무 추진에도 상당한 영향을 미치는 경우가 많습니다.

잘 작성된 인사말 하나로 상대방의 호감을 얻는다·········그것은 사실 그렇게 어려운 일은 아닙니다. 지금까지 아무런 관계가 없던 사람과 좋은 관계를 맺어 업무를 부드럽게 추진하는 경우는 상당히 많습니다. 하지만 반대로 처음 문서작성에 실패한 이후에 신뢰를 되찾기 위해 무던히 고생했다는 사람들도 부지기수입니다. 그러한 실패를 최소한으로 줄이고, 맨 처음 쓰는 전자메일에서 우호적인 인간관계의 다리를 놓은 다음에, 구체적인 제안을 합니다. 그것을 통해 상대방의 승인을 얻고, 신뢰관계를 구축한 뒤, 마지막으로 일이 끝난 뒤에는 감사의 메일을 보내고, 다음 비즈니스를 이어간다..... 비즈니스에서는 이런 흐름이 가장 이상적입니다.

 

그래서 현대 직장인에게 우선 중요한 것은, 문장력이 인간관계에도 대단히 중요하다는 점을 명확히 이해하는 것입니다. 학생 시절에는 논문을 쓰든 독서감상문을 쓰든, 그것이 인간관계에 영향을 미친다는 생각을 그다지 해 본 적이 없을 것입니다. 그러나 사회에 나오면 그 상관관계를 제대로 이해할 필요가 있습니다. 다른 말로 하자면 '문장으로 상대방을 움직이는 힘'을 자신의 것으로 만들어야 합니다.

용건을 과부족 없이 전달한다는 것이 대전제이기는 하지만, 그 위에 사람의 마음을 움직 일 수 있는 문장을 쓸 수 있는가 없는가가 과제가 됩니다. 사람의 마음을 움직이고 행동으로 행동으로 이어지게 하는 것이야말로 진정한 의미에서 업무에 활용하는 '글쓰기 능력'을 습득했다고 할 수 있습니다.

그렇다면 사람의 마음을 움직이는 글이란 어떤 것일까, 포인트는 '따뜻함'이 느껴지는가, 입니다. 

아무래도 사람은 마음이 끌려야 움직이는 존재입니다. 그래서 인간적인 따뜻함이라든가, 열정 혹은 상대방에 대한 배려 등이 느껴지는 글을 쓸 수 있어야 합니다.

다시 한 번 말하지만 용건을 과부족 없이 정확하게 전달하는 것이 대전제입니다. 그 위에 앞에서 말한 '감정의 플러스알파'가 들어 있는 문장을 쓰는 것이 상대방으로 하여금 '같은 조건이라면 이 사람과 일을 해 볼까?'라는 생각을 하게 합니다. 예를 들어 하나의 일이 끝났을 때 정성을 다한 감사의 메일을 보냅니다. 그러면 상대방은 '아, 이 사람에게는 인간적인 따뜻함이 있구나.' 하고 느끼게 되고, 다음 기회에 서로 말을 붙이기가 쉬워지는 것입니다. 그러한 메일을 잘 쓸 수 있는가 없는가에 따라 직장인으로서의 당신을 평가하게 되는 것입니다.

 

직장인다운 언어습관 체득의 중요성

작장인에게는 직장인에게 어울리는 언어습관이 있습니다. 따라서 직장인이 되었다면 직장다운 언어습관을 몸에 익힐 필요가 있습니다. 2008년부터 시작된 '베스트 팀 오브 더 이어'라는 상이 있습니다.

'팀이 창출한 실적', '조직력', '팀 내외의 만족도'의 3요소를 종합적으로 평가해 국내외를 막론하고 사회적, 경제적으로 높은 실적을 내거나 평가를 획득한 제품이나 서비스, 콘텐츠를 창출한 '팀'을 표창하는 프로젝트로 내가 심사위원장을 맡고 있습니다.

2015년에 최우수상을 수상한 팀은 럭비 일본대표팀이었습니다. 표창식에는 히로세 도시아키 선수와 오노 히토시 선수가 참석했는데, 그때 나는 그들이 훌륭한 스포츠 선수임과 동시에 제대로 된 직장인의 자질을 갗추고 있다는 것을 느꼈습니다. 

그것은 고로 마루아유무 선수의 인터뷰를 보면서도 느낀 것과 같은 감정이었는데, 그들은 어떤 질문에 대해서도 직장인답게 침착하게 대답을 한다는 인상을 받았습니다.

어쩌면 그것은 럭비는 '팀워크'를 바탕으로 하는 경기를 치르는 가운데 단련된 것이라고 생각합니다.

그러나 그것을 넘어서 그들이 직장인으로서의 자각과 직장인으로서 사용해야 할 단어를 선택하는 힘을 가지고 있기 때문이라는 생각이 더 강했습니다. 그들은 인간관계에 대한 깊은 이해를 바탕으로, 그 자리에서 적절한 몸짓이나 대화를 구사하는 힘을 완전히 자신의 것으로 만드는 데 성공했습니다.

 

글쓰기와 대화의 저변에 있는 힘(언어의 힘 전반)을 잘 활용하고 있다는 것입니다. 이것은 정말로 중요합니다. 제대로 된 대화 능력을 보유한 사람은 반드시 그렇다고는 할 수 없지만 글을 쓸 때도 그 능력을 발휘하는 경우가 많습니다. 아무리 구어체에 가까운 문체로 글을 쓴다고 하더라도 잘 정리된 글을 쓸 확률이 대단히 높습니다.

결국 직장인으로서 직장인답게 잘 말하는 것과 글을 잘 쓰는 것은 서로 연동되어 있다고 할 수 있습니다.