글쓰기-'문장'을 쓰는 능력과 '문서'를 쓰는 능력의 차이

글쓰기-'문장'을 쓰는 능력과 '문서'를 쓰는 능력의 차이

 

직장인에게 요구되는 문장력을 말하면서 '사내 문서'를 빼놓을 수는 없습니다. 업무의 상당 부분이 사내 문서를 작성하는 것이라 말하는 사람들도 많습니다. 그 사내 문서에는 다음과 같은 것들이 있습니다.

 

① 조직의 명령, 지시를 전달하기 위해 상사가 부하에게 발신하는 문서(알림, 규정문, 지시서 등)

 

② 부하가 상사에게 보고나 공유, 제안을 하기 위해 발신하는 문서(보고서, 제안서, 품의서, 기획서 등)

 

③ 조직의 각 계층이나 각 부서 간에 연락이나 의사전달을 위해 발신하는 문서

    (통지, 의뢰서, 회람서, 업무협조전 등)

 

④ 조직의 기록으로 남겨야 하는 문서(회의록, 인사 록, 통계, 데이터 등)

 

이 가운데 먼저 몸에 익혀야 하는 것은 ②부하가 상사에게 보고나 공유, 제안을 하기 위해 발신하는 문서를 만드는 능력입니다. 결국 여기서 말하는 능력이란 바로 문서를 작성하는 능력입니다.

원래 일상적으로도 '문장'과 '문서'는 그 성질이 다릅니다.  사람의 마음을 움직일 수 있는 문장은 쓰기 위해서는 그에 상응하는 학습이 필요하지만, 문서는 형식적인 포인트만을 충족한다면 어느 정도 통용되는 문서를 작성할 수 있습니다. 문장력이 좀 떨어져도 문서는 어떻게든 작성할 수 있습니다. 실제 그러한 문서작성법은 인터넷을 찾아보면 얼마든지 샘플이라든가 템플릿을 찾을 수 있습니다. 거기에 필요한 사항을 채워 가기만 하면 그런대로 통용되는 문서를 만들 수 있는 것입니다.

물론 그러한 샘플이나 템플릿을 통해서 비즈니스 문서작성력을 키워가는 것은 중요합니다. 그러나 그것만으로는 최소한의 필요조건을 충족하는 문서만을 만들 수 있을 뿐입니다.

상대방의 마음을 움직이지 못한 채로 수 많은 다른 문서들에 묻히는 것입니다.

 

 

 

 

 

기왕에 작성하는 것이라면 사람의 마음을 움직이는 문서를 만들었으면 합니다. 그러기 위해서는 '문장'을 쓰는 능력을 자신 것으로 만들어야 합니다. 내가 지금까지 썼던 문장 가운데 가장 많은 사람들의 칭찬을 받은 글은 바로 학생 시절에 문학청년이 되겠다고 생각하면서 썼던 시입니다. 그때는 뭐든지 될 수 있을 것이라고 생각을 하고서 서내려갔던 시들인데 지금 다시 보니 너무 유치한 것들이었습니다. 문학에 대해서 제대로 공부도 하지 않고 아무것도 모르던 시절 시라고 생각하고 섰던 유치한 글들이지만 그때가 좋았던 시절인 것 같습니다. 무엇인가 하겠다고 마음먹고서 섰던 습작 시절이 말입니다.

자신의 이야기를 써야겠다는 생각으로 꾸며보고 싶다는 생각이 듭니다. 

 

기획서의 가치는 쏟아부은 열정에 비례합니다.

 

그러면 우선 뛰어난 기획서 작성에 대해 설명을 해 봅시다. 기획서를 작성하는 데는 회사에 따라 그 양식이 정해져 있는 경우도 있습니다. 그런 경우 그 양식에 키워드를 입력해 가다 보면 '기획서 같은' 문서는 얼마든지 만들 수 있습니다. 익해지고 나면 하루에 10~20개의 기획서를 쓰는 것도 마냥 어려운 일은 아닙니다. 그러나 문제는 그것이 가치가 있느냐 하는 것입니다. 기획서의 가치는 그 기획서를 작성한 데서 발생하는 것이 아니라, 그 기획서가 실행되어 성공함으로써 비로소 가치가 발생합니다. 기획이 실패로 끝나면 오히려 회사에 손해를 입히게 됩니다. 어설픈 기획으로  회사에 큰 피해를 입힌 사례는 얼마든지 있습니다. 그럼 성공으로 이어지는 기획서란 도대체 무엇을 말하는가? 그것은 얼마나 열정을 쏟아부었는가에 의해 결정됩니다. 우선은 기획서 하나에 자신이 그동안 생각했던 것들을 간단하게 정리해 봅시다. 그리고 누군가가 문책을 하더라도 그에 대해 정확하게 대답할 수 있도록 리스크 예측을 하고, 그 대책을 강구해 봅니다. 그렇게 치밀한 기획서를 만드는 데 에너지를 투입해야 합니다.

또는 그 누구도 지금까지 생각해본 적이 없는, 하지만 알고 보면 너무나 간단한, 콜럼버스의 달걀과도 같은 기획서를 만드는 것도 좋습니다. 이 콜럼버스의 달걀이라는 것도 기획의 기본입니다.

잘 생각해 보면 '아, 왜 이런 것을 지금까지 생각하지 못했을까, 돈도 별로 들지 않고, 그냥 하기만 하면 되는 것이 아닌가 · · · · ·,' 하는 그런 기획서가 가장 좋은 기획이라고 생각합니다. 

그런 기획서를 작성하기 위해 자신의 에너지를 총동원하여 A4용지 한 장에 정리를 해 봅니다. 이것이 기획서 작성의 중요한 포인트입니다. 원고지 100장 분량의 기획서를 쓴다고 좋은 기획서라는 보장은 없습니다. 그 기획서가 정말로 퀄리티가 높은가 아닌가를 그간의 경험이나 지식으로 판단하거나 혹은 여러 가지 시행착오를 거듭하면서 그 기획안을 다듬어가는 것이 중요합니다. 그런 과정을 거치면 자연스럽게 A4 한 장에 요지를 정리할 수 있을 것입니다.

 

처음에는 '기획서 작성법'과 같은 메뉴얼을 보면서 기획서 작성에 익숙해지는 것도 나쁘지 않은 방법입니다. 처음부터 훌륭한 기획서를 작성할 수 있는 사람은 이 세상에 없습니다. 그러나 초기단계를 지사서는 '기획서는 쓰는 것이 아니라, 반죽과 같이 치대는 것'이라고 생각하는 것이 좋습니다. 치대고 치대고, 고민하고 고민해서 판단하는 것이 중요하다고 생각합니다. 그때의 판단이 잘못되면 아무리 멋지게 문장을 채워 넣더라도 아무런 읨기 없습니다. 기획서가 통과되어 회사가 그것을 채택했다 하더라도 결과적으로 피해를 입힌 경우는 수도 없이 많습니다. 결국 기획서의 목표는 기획서의 '채택'이 아니라는 것입니다. 회사에 피해를 주지 않으면서 코스트 퍼포먼스가 좋은 성과를 올려야 합니다.

그러기 위해 고민하고, 개선에 전력을 다해 치댈 필요가 있습니다. 일단 작성한 기획서라도 또 들여다보고, 치대고 치대서 좋은 기획서를 제출해야 합니다.