글쓰기 레슨2-개행과 데이터를 중시하라

글쓰기 레슨 2-개행과 데이터를 중시하라

 

교섭을 위한 문서에는 이익, 옵션, BATNA의 세 가지를 비롯한 많은 요소를 고려해야 하므로 문서작성에 상당히 고도의 스킬이 필요합니다. 조금이라도 깔끔하고 읽기 쉬운 문서를 만드는 데는 예를 들어 개행을 잘 사용하는 것도 하나의 방법이라고 할 수 있습니다. 이전의 비즈니스 문서는 손으로 작성하는 경우가 많았지만 지금은 컴퓨터를 이용해서 작성하는 것이 보통입니다. 그렇기 때문에 개행을 하는 방법도 상당히 자유로운 발상이 가능하며, 개행을 많이 사용해도 받아들여지는 세상이 되었습니다. 예를 들면 한 문장마다 개행을 해서 하나하나의 문장이 완전히 독립된 이미지를 주는 그러한 글쓰기도 용서가 됩니다. 원래 비즈니스 문서의 경우, 무엇을 말하는지 모를 정도의 긴 문장을 가장 싫어합니다. 보기 좋은 문서도 고려하여 주장이 분명히 드러나는 형태로 작성할 필요가 있다는 것입니다.

또 그래프나 도표를 추가하는 것도 매우 효과적입니다. 자신이 말하고자 하는 바를 미사여구로 채워가기보다는 주장을 단적으로 표현 한 뒤에 객관적인 데이터를 참고자료로 첨부하면 설득력이 올라갑니다. 주변정보를 아우르는 문서를 만들어야 한다는 뜻입니다. 물론 그렇게 해서 문서의 전체양이 크게 늘어난다면 오히려 역효과이지만, 예를 들어 두세 개의 데이터를 첨부한 문서는 상대방도 이미지화하기 쉬워집니다. 그래프나 도표, 경우에 따라서는 아웃풋 이미지 등이 들어간 이미지가 넘치는 문서는 글자만으로 설명한 경우보다 상대방의 이해도도 높아집니다. 

 

문장만 있다면 읽는 이에 따라 해석의 여지가 생기고 오해가 발생할 가능성도 있습니다. 그래프나 도표를 활용함으로써 전체의 모습을 보여줄 수 있기 때문에 나중에 생길 수 있는 오해나 판단의 지체를 방지하는 효과도 있습니다. 비즈니스 문서를 작성할 때 예기치 않은 일이 발생하지 않도록 세심한 주의를 기울여야 한다는 것은 말할 필요도 없습니다. 예기치 않은 일이 생기지 않도록 다양한 경우의 수를 사전에 구체적으로 고려하고 작성함으로써 설득력을 확보할 수 있습니다. 구체적인 이미지를 떠올릴 수 있는 문서라면 사고도 깊어지고 '이럴 때는 어떻게 되지?'와 같은 상대방의 불안도 줄일 수 있습니다. 불안을 확실히 제거해가면 나중에 "그런 말은 들은 바 없다."라는 식의 사태도 최소한으로 막을 수가 있을 것입니다. 또 데이터가 들어감으로써 상대가 이야기를 받아들이기 쉽도록 하는 효과도 기대할 수 있습니다. 결국 객관적인 데이터가 없는 경우, 상대는 이 문서로만 그 제안 내용을 판단해야 하므로 판단을 유보한 가능성이 커지는 것입니다. 그러나 객관적인 데이터가 시각적으로 제시되면 어디까지나 제삼자가 그 제안 내용을 객관적으로 판단하고 있는 듯한 생각을 하게 됩니다. 그러므로 상대방으로 하여금 이미지를 떠올리기 쉬운 문서를 만드는 것은 대단히 중요합니다.

 

문체 확립 원포인트 레슨 1-비즈니스 문서 문체가 중요한 이유

 

다른 사람이 내 문서를 읽었을 때 흥미를 느끼게 할 수 있는가, 없는가, 이것을 결정짓는 것은 물론 문서의 내용이지만, 사실은 '문체'도 크게 영향을 미칩니다. 최근 책을 읽는 것은 그다지 좋아하지 않지만, 쓰는 것은 좋아한다는 사람들이 늘어나고 있습니다. SNS 등 느낀 대로 쓸 수도 있는 기회가 늘어났기 때문인지도 모르겠습니다. 또 문예지의 문학상에는 많은 응모작이 밀려 들어옵니다. 개중에는 자신이 특별한 체험을 했기 때문에 소설도 쓸 수 있다고 생각하는 이들도 많은 것 같습니다. 그러나 그들 모두가 읽을 만한 소설을 쓸 수 있는 것은 아닙니다. 자신에게는 의미 있는 체험일지 모르겠지만 그것이 다른 이에게도 똑같이 가치가 있는 것은 아니기 때문입니다. 연애경험의 경우, 당사자에게 있어서는 드라마틱 한할지 모르지만 다른 사람들이 읽었을 때는 식상하게 느껴질지도 모릅니다.

반면 누구에게나 있을 법한 일상의 이야기 속에서 빛나는 순간을 포착하여 글로 옮길 수 있는 사람이 있습니다. 또 매일의 일상을 일상적이지 않은 관점에서 글을 쓰는 사람도 있습니다. 그 차이를 가르는 것은 무엇일까. 두가지가 있습니다. 하나는 타인들은 발견할 수 없는 무언가를 발견해내는 '새로운 발견을 하는 능력'인데, 이에 관해서는 제2장에서 상세히 설명한 바 있습니다. 그리고 또 하나는 '문체'입니다. 

 

확실히 최근 소설이나 에세이는 우리가 일상적으로 사용하는 평이한 언어로 써진 것이 많습니다. 또 개인적인 체험을 그대로 주관적으로 쓴 것처럼 보이는 작품들도 많습니다. 그러나 그 가운데 좋은 평판늘 얻는 작품은 사실 구성, 문장 표현에 대한 연구가 뛰어날 뿐 아니라 많은 사람들이 공감할 수 있는 보편성을 갖추고 있습니다. 문예지에 게재되어 있는 소설이나 에세이를 읽고 '이 정도라면 나도 쓸 수 있겠다.'라고 생각하는 사람은 단지 내용만을 보고 그렇게 판단하는 경우가 많습니다. 그러나 실제로 내용이 좀 떨어져 보이는 작품도 '새로운 발견을 하는 힘'이나 '문체'에 상당히 높은 기술을 구사하고 있습니다. 우리는 지금까지 제대로 구성된 문서를 작성하는 방법에 대해 검토해 보았습니다. 이는 비교적 쉽게 몸에 익힐 수 있는 기술입니다. 구성을 만드는 것에 익숙해지면 드디어 문장에 생명력을 붙어 넣기 위한 '문체'를 공부해야 할 것입니다.