보고서는 감감적 요소의 종합이 중요하다.

보고서는 감감적 요소의 종합이 중요하다.

직장인에게 보고서 작성은 피할래야 피 할 수 없는 작업입니다. 비즈니스의 다양한 국면에서 업무보고서, 출장보고서, 연수보고서 등 많은 보고서를 제출해야 합니다. 그만큼 보고서의 작성 스킬을 마스터하는 것이 중요합니다. 보고서의 가장 큰 목적은 조직의 이익에 공헌하는 것입니다. 보고서를 일상업무의 하나로 받아들이는 이들이 있는데 그것은 큰 착각입니다. 안이한 보고서는 기업에 이익을 주지 못합니다. 그렇기는 커녕 기업이 나아가야 할 방향을 잘 못 제시해 커다란 손해를 끼칠 위험성을 내포하고 있습니다. 원래 기업이 성장하기 위해서는 새로운 가치를 계속해서 만들어 갈 필요가 있습니다. 그러기 위해서는 축적이 중요합니다. 보고서 하나하나가 화사의 자산으로 축적되어 새로운 아이디어의 싹이 되는 것입니다. 심하게 말하자면 형식적인 보고서만을 제출하는 사람은 조직의 이익에 공헌할 수 없고, 조직의 입장에서 보면 밥이나 축내는 식객에 불과합니다. 그렇기 때문에 보고서 한장을 쓰더라도 자신이 혹한 부서의 이익을 늘리는 데 공헌해야 한다는 의식을 가지는 것이 중요합니다.

예를 들어 고객 앙케트 조사 결과를 보고서에 정리한다고 합시다. 앙케트 조사를 보고할 떼 다수의견을 제시하는 것은 당연합니다. 그러나 그와 동시에 소수의견도 빠뜨리지 말고 실제적인 의견이나 참고가 되는 의견을 반드시 첨부하는 것이 중요합니다. 그리고 그때 '앙케트에 기입해 준 그 문장을 그대로 살린다' 는 것을 잊어서는 안 됩니다.

앙케트 결과를 보고서로 정리할 때 지면의 제약도 있기 때문에 비슷한 의견을 정리해 하나의 의견으로 축약할 필요도 있습니다. 그때 너무 일반적인 의견으로 표현해 버리면 가장 중요한 고객의 '생생한 감각'이 사라질 우려가 있습니다. 그래서는 신상품개발의 힌트가 될 수 있는 중요한 단서를 잃을 수도 있습니다.

사람의 말 속에는 '냄새'나 '체온' 이라는 감각적인 부분이 배어 있습니다. 그것을 능숙하게 포착해서 알아듣는 사람이 있는가 하면 그렇지 못한 사람이 있습니다.

보고서를 정리 할때에도 그러한 감각적인 부분을 잘 포착하는 능력이 필요합니다. 신제품개발이나 개량의 아이디어는 단 한 사람의 생생한 목소리, 생생한 감각에서 얻을 수 있는 경우가 많습니다. 따라서 '앙케트에 작성해 준 그대로의 문장을 살린다.'는 점을 의식해야 합니다.