글쓰기 프로젝트-직장인 글쓰기-업무인계시 문서화의 중요성

글쓰기 프로젝트-직장인 글쓰기-업무인계 시 문서화의 중요성

 

거래처와 개인적인 신뢰관계를 맺고 있던 담당자가 퇴사하면서 새로운 담당자가 맡게 되자 관계가 종료되는 경우가 많이 있습니다. 백화점 매장의 경우에도 자주 보던 직원이 그만두면 그 매장을 가지 않는다는 사람도 있습니다. 그런 일은 자주 있는 일이고, 비즈니스의 경우 그 부서 담당자가 바뀜으로써 '뭔가 조금 멀어진 느낌이 든다.' 고 느끼는 일도 자주 일어납니다. 그것을 피하기 위해서라도 인수인계 기간을 정하고, 정확하게 문서로 남기면서 인수인계를 진행하는 것이 중요하다고 생각합니다.

예를 들어 지금까지 주고받았던 메일을 잘 정리해 넘겨주면서 "지금까지 고객과 이런 일이 있었습니다."라는 정보를 공유하며 인계를 해야 합니다. 대체로 사람들은 업무의 인수인계를 가볍게 보는 경향이 있습니다. "이런 식으로 하면 된다."며 형식적인 인수인계를 하고 서둘러 다음 임지로 떠나는 모습을 흔히 볼 수 있습니다. 하지만 그것은 업무를 가볍게 생각하고 있다는 증거나 다름없습니다.

업무를 하면서 쌓은 경험치는 대단히 중요한 것입니다. 그 중요한 경험치를 정확하게 인계해야 합니다. 경험치를 알려주지 않는 업무방식은 있어서는 안 됩니다. 그것은 자신이 경험을 필요로 하지 않는 표층적인 업무만을 하고 있었다고 고백하는 것과 다름없습니다.

고객이 바뀌기 전의 담당자와 이런저런 경험을 공유하면서 좋은 관계를 맺어 왔다고 합니다. 그런데 곡개과 아무런 경험도 공유하지 않은 새로운 사람이 왔을 때 비즈니스 상대는 또 처음부터 다시 시작해야 하는가 하는 부정적인 생각으로 그 회사와의 비즈니스 관계를 끓을지도 모릅니다.

 

 

 

 

 

작가가 편집담당자가 바뀐 것에 불쾌감을 느끼고 그 출판사와의 거래를 그만두었다는 사례도 실제로 있습니다. 하지만 그것을 작가의 독단이라고 매도할 수는 없을 것입니다. 그 작가로서는 내 담당 편집자가 바뀌지 않았으면 좋겠다는 그 어떤 이유가 있었을지도 모릅니다. 그러나 그럼에도 이동을 해야 한다면 의시적으로 대처하는 자세를 보이면서 시간을 충분히 두고 경험치를 전수해야 합니다.

이것은 자신이 인수를 받는 경우에도 매우 중요합니다. "전임자로부터 이것은 들어서 알고 있습니다. ", "지금까지 이렇게 해 오신 것이지요?" 라는 말을 한다면 아마도 강고한 고객의 신뢰를 얻을 수 있습니다. 여담이지만 나는 이러한 인수인계의 중요성을 장관이 교체되는 시가에 강하게 느낍니다. 정말로 전임 장관의 경험치까지도 제대로 인수인계를 하고 있는 것인가 · · · · · ·. 적어도 취임 전의 일주일 정도는 신구 장관이 충실한 대화를 통해 귀중한 경험을 공유해야 할 것입니다. 그러나 실제로는 정말로 그러한 노력을 하고 있을까 하는 의문이 들 정도로 형식적인 인수인계가 너무나도 많은 것 같습니다.

인사이동이나 교체가 이뤄지는 시기는 매우 바쁜 상황이기도 합니다. 그러나 바로 그렇기 때문에 정확하게 인수인계를 할 수 있는 사람은 신뢰할 만한 사람이라고 평가할 수 있습니다.

비즈니스에 있어서는 가급적이면 전임자와 후임자 사이의 간극이 없도록 하는 것이 중요합니다.

더군다나 전임자가 미스를 해서 교체가 되는 경우에는 후임자가 그 전후상황을 정확하게 이해하고 업무를 수행할 필요가 있습니다. 이를 위해서라도 정확한 '인수인계 문서화'의 틀을 만들 필요가 있습니다. 기업에 있어 계속성은 대단히 중요합니다. 누가 그 일을 맡는다고 해도 안심할 수 있다는 안도감을 상대에게 주기 위해서는 인수인계 내용을 문서로 남기는 것이 중요합니다.