메일작성-처음 메일을 보낼 때의 기술

메일작성-처음 메일을 보낼 때의 기술

 

불과 몇 년 전까지만 해도 비즈니스상의 첫 접촉을 전자메일로 하는 것은 예의가 아니라는 풍조가 있었습니다. 처음에는 편지를 쓰거나 전화라도 하고 나서 상세한 내용을 메일로 보내는 경향이었습니다.

그러나 지금은 처음부터 전자메일로 접촉하며 일을 추진하는 것이 일상이 됐습니다. 하지만 이메일 주소를 안다고 해서 느닷없이 일면식도 없는 상대에게 메일을 보내는 것은 바람직하지 않습니다.

그럴 때에는 "느닷없이 연락을 하게 되어 죄송합니다. 상사인 ○○○씨로부터 귀하의 메일 주소를 받아 연락드립니다. "와 같이 누구로부터 메일주소를 입수하게 되었는지에 대한 경위를 밝히고 정중하게 메일을 보내는 것이 예의입니다. 그런데 누군가와 메일을 주고받게 될 경우 가장 많은 패턴은 어딘가에서 명함을 교환한 것을 계기로 인사메일을 보내고, 거기서 좋은 인상을 주어 "그럼 다음에는 전화로."라든가 "언제 한 번 봅시다." 라는 식으로 관계를 맺는 것입니다. 그 관계는 마치 남녀 간의 교제와도 비슷한 구석이 있습니다. 메일이 보급되면서 남녀 간 교제의 제1단계 허들은 매우 낮아진 것이 사실입니다. '직접 만나는 것은 부담스럽지만 메일을 주고 받는 것이라면· · · · ·' 하고 부담을 덜 느끼는 사람들이 많습니다. 그리고 메일을 주고받으면서 다음 단계로 나아갈지에 대한 판단을 합니다. 그런 관계는 메일이 보급되기 전에는 없었던 관계입니다. 비즈니스 관계도 마찬가지입니다. 거래실적이 없던 상대방에게 메일을 보내고, 그것을 계기로 상담이 전개되는 새로운 루트가 탄생한 것입니다.

몇 번의 메일을 주고받는 가운데 '사실 저는 이러저러한 아이디어를 가지고 있습니다. 귀사의 비즈니스에도 도움이 될 듯한데 어떠십니까? 라는 느낌의로 메일 안에 자신의 기획을 어필하는 사람도 있고, 실제로 그 가운데는 새로운 비즈니스가 탄생하는 케이스도 늘어나고 있습니다.

 

그렇다고 해서 처음부터 부담을 주어서는 안 됩니다. 어디까지나 자연스럽게 자신의 생각을 드러내고 상대방의 반응을 보는 것이 중요합니다. 상대방의 반응이 없으면 다시 다음기획을 고민하고, 적당히 시간적인 간격을 두어 가볍게 타진해 본다는 감각으로 메일을 보내면 됩니다.

그런 가벼운 타진에는 메일이 아주 좋은 수단이 됩니다. 편지나 전화라면 가벼운 타진일지라도 상대방이 부담을 느끼고 무겁게 받아들일 가능성이 있지만 메일이라면 상대방도 부드럽게 받아들이는 것 같습니다. 그것이 메일의 커다란 메리트입니다. 만약 상대방으로부터 우호적인 반응이 있으면 바로 회신을 주어야 합니다. 다만 그때 바로 자신의 이해관계만을 주장하는 듯한 내용이어서는 안됩니다. 오히려 상대방에게 풀러스가 되는 정보나 조건을 제시하는 것이 핵심입니다. '기브 앤 테이크', 상대방의 입장에서 테이크가 무엇인지를 의식 하면서 메일을 써야 합니다.

만약 이 기획에 관심이 있다면 저를 한번 써 보는 것이 어떠십니까?" 라는 식으로 한발 물러선 자세를 보이는 것이 상대방도 이야기를 하기가 쉬워집니다. 또 조건 면에서 "저희들은 이제 경우 시작하는 입장이니 시장 가격보다 저렴하게 해 드리겠습니다." 라는 식의 접근도 하나의 방법입니다.

그렇게 우선은 실적을 만들어야 합니다. 그래서 주어진 일을 제대로 잘 해낸다면 비즈니스는 계속될 것이고, 상대방에게 필요한 존재가 되면 될수록 조건도 좋아질 것이기 때문입니다. 처음에는 내가 더 주는 것 같아 보여도 마침내는 윈윈의 좋은 관계를 맺을 수 있습니다.

 

그것은 사내에서 관계를 만들 때도 마찬가지입니다. 예를 들어 상사가 사적인 심부름을 시킬 때 그것이 엄청나넥 불합리한 것이 아니라면 비록 귀찮기는 하지만 "네 알겠습니다."라고 답하지 않는가. 조직 속에서 생존하기 위한 처세술이라 하더라도 그것을 반복하는 동안에 경험도 쌓이고 주어진 일의 중요도도 올라가게 됩니다. "나는 실력만으로 성공할 수 있다는 것을 반드시 보여주겠다."고 말하고 싶겠지만 현신을 좀처럼 쉽지 않습니다. 조직안에서는 아무래도 위에서 끌어 주는 사람이 필요합니다. 따라서 이것은 '이 직원은 자신의 우선하지 않고 귀찮은 일이지만 해 주는구나'라는 상사의 신뢰를 얻음으로써 자신의 진짜 실력을 발휘할 수 있는 장을 늘려가는 방법입니다. 그러한 의미에서 상사에게 보내는 메일에는 주어진 일에 최선을 다하려는 의지를 드러내는 것이 좋습니다.